Định dạng Ngày và Giờ trong Microsoft Access

Kiểu dữ liệu Ngày và Giờ trong Microsoft Access mang đến sự linh hoạt cao thông qua nhiều định dạng khác nhau, cho phép người dùng tùy chỉnh cách hiển thị dữ liệu sao cho phù hợp nhất với nhu cầu. Bạn có thể lựa chọn giữa việc giữ nguyên định dạng mặc định, áp dụng các định dạng được xác định trước hoặc tự tạo một định dạng tùy chỉnh. Đặc biệt, khi bạn áp dụng một định dạng cho trường trong bảng, định dạng đó sẽ tự động được áp dụng cho các điều khiển trên biểu mẫu và báo cáo liên kết với trường đó, giúp đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ cơ sở dữ liệu. Quan trọng là, các định dạng này chỉ ảnh hưởng đến cách dữ liệu được hiển thị, không làm thay đổi cách dữ liệu được lưu trữ hay cách người dùng nhập liệu.

Tổng quan về định dạng Ngày và Giờ trong Access

Microsoft Access mặc định hiển thị ngày và giờ theo định dạng “Ngày và Thời gian dạng Chung”. Cụ thể, ngày sẽ được hiển thị theo định dạng mm/dd/yyyy tại Hoa Kỳ và dd/mm/yyyy ở các quốc gia khác, trong đó mm đại diện cho tháng, dd cho ngày và yyyy cho năm. Tương tự, thời gian sẽ hiển thị dưới dạng hh:mm:ss SA/CH, với hh là giờ, mm là phút và ss là giây.

Các định dạng mặc định này có thể thay đổi tùy thuộc vào cài đặt khu vực và ngôn ngữ của hệ điều hành Microsoft Windows trên máy tính của bạn. Ví dụ, ở Châu Âu hoặc Châu Á, cùng một dữ liệu có thể hiển thị dưới dạng 28.11.2018 12:07:12 CH hoặc 11/08/2018 12:07:12 CH, trong khi tại Hoa Kỳ, nó sẽ là 11/28/2018 12:07:12 CH.

Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh các định dạng này bằng cách sử dụng định dạng hiển thị tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể nhập một ngày theo định dạng châu Âu như 28.11.2018, và Access sẽ hiển thị nó dưới dạng 28/11/2018. Điều quan trọng cần nhớ là định dạng tùy chỉnh này không ảnh hưởng đến quy trình nhập hoặc cách Access lưu trữ dữ liệu.

Access cũng cung cấp một mức độ xác thực dữ liệu nhất định cho kiểu dữ liệu Ngày/Giờ. Nếu bạn nhập một ngày không hợp lệ, ví dụ 32.11.2018, Access sẽ hiển thị một thông báo lỗi và cho phép bạn nhập lại hoặc chuyển đổi kiểu dữ liệu của trường sang Văn bản. Các giá trị ngày hợp lệ nằm trong khoảng từ -657.434 (tức ngày 1 tháng 1 năm 100 SCN) đến 2.958.465 (tức ngày 31 tháng 12 năm 9999 SCN). Giá trị thời gian hợp lệ nằm trong khoảng từ 0,0 đến 0,9999 (tương đương từ 00:00:00 đến 23:59:59).

Để giới hạn việc nhập liệu ngày và giờ theo một định dạng cụ thể, bạn có thể sử dụng “dấu hiệu nhập” (input mask). Ví dụ, nếu bạn áp dụng dấu hiệu nhập cho định dạng ngày châu Âu, người dùng sẽ không thể nhập ngày theo bất kỳ định dạng nào khác. Dấu hiệu nhập có thể được áp dụng cho các trường trong bảng, kết quả truy vấn, cũng như các điều khiển trên biểu mẫu và báo cáo.

Áp dụng định dạng được xác định trước

Access cung cấp một loạt các định dạng được xác định trước cho dữ liệu ngày và giờ, giúp bạn dễ dàng lựa chọn.

Trong bảng

1. Mở bảng của bạn ở Dạng xem thiết kế.
2. Trong lưới thiết kế, chọn trường kiểu Ngày/Giờ mà bạn muốn định dạng.
3. Trong mục Thuộc tính Trường, nhấp vào mũi tên trong hộp thuộc tính Định dạng và chọn định dạng mong muốn từ danh sách thả xuống.
4. Sau khi chọn định dạng, nút Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện. Bạn có thể nhấp vào đây để áp dụng định dạng mới cho tất cả các trường bảng và điều khiển biểu mẫu khác có cùng thuộc tính. Để áp dụng thay đổi trên toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào thẻ thông minh và chọn Cập nhật Định dạng ở mọi nơi Trường được sử dụng.
5. Nếu hộp thoại Cập nhật Thuộc tính hiển thị các biểu mẫu và đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới, hãy nhấp Có.
6. Lưu các thay đổi và chuyển sang Dạng xem Biểu dữ liệu để kiểm tra định dạng đã áp dụng.

Lưu ý: Các biểu mẫu, báo cáo hoặc dạng xem mới được tạo sau này dựa trên bảng này sẽ tự động thừa hưởng định dạng đã thiết lập. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể ghi đè định dạng này trên từng biểu mẫu, báo cáo hoặc dạng xem cụ thể mà không ảnh hưởng đến định dạng gốc của bảng.

Trong biểu mẫu hoặc báo cáo

1. Mở biểu mẫu hoặc báo cáo ở Dạng xem Bố trí hoặc Dạng xem Thiết kế.
2. Đặt con trỏ vào hộp văn bản chứa ngày và giờ.
3. Nhấn phím F4 để mở Bảng Thuộc tính.
4. Trong bảng Thuộc tính, đặt thuộc tính Format thành một trong các định dạng ngày được xác định trước.

Trong truy vấn

1. Mở truy vấn trong Dạng xem Thiết kế.
2. Nhấp chuột phải vào trường ngày và chọn Thuộc tính.
3. Trong Bảng Thuộc tính, chọn định dạng mong muốn từ danh sách thuộc tính Định dạng.

Ví dụ về các định dạng được xác định trước

Áp dụng định dạng tùy chỉnh

Trong một số trường hợp, danh sách thả xuống của thuộc tính Định dạng trong Trang Thuộc tính có thể không cung cấp định dạng ngày mà bạn mong muốn. Khi đó, bạn có thể tự tạo định dạng tùy chỉnh bằng cách sử dụng các mã định dạng mà Access nhận diện.

Khi áp dụng định dạng tùy chỉnh cho trường Ngày/Giờ hoặc Ngày/Giờ Mở rộng, bạn có thể kết hợp các định dạng khác nhau cho phần ngày và phần thời gian, phân tách chúng bằng một khoảng trắng. Ví dụ, bạn có thể kết hợp định dạng Ngày kiểu Chung và Thời gian dạng Dài như sau: m/dd/yyyy h:mm:ss.

1. Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
2. Chọn trường Ngày/Giờ hoặc Ngày/Giờ Mở rộng muốn định dạng.
3. Trong phần Thuộc tính Trường, chọn tab Chung. Nhấp vào ô bên cạnh hộp Định dạng và nhập các ký tự định dạng tùy chỉnh theo nhu cầu.
4. Tương tự như khi áp dụng định dạng được xác định trước, nút Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn áp dụng định dạng này cho toàn bộ cơ sở dữ liệu nếu muốn.
5. Nếu bạn chọn áp dụng trên toàn bộ cơ sở dữ liệu, hãy xác nhận trong hộp thoại Cập nhật Thuộc tính.
6. Lưu thay đổi và kiểm tra kết quả trong Dạng xem Biểu dữ liệu.

Ví dụ về định dạng tùy chỉnh

Dưới đây là một số ví dụ về cách định dạng ngày 13 tháng 1 năm 2024:

Ký tự định dạng tùy chỉnh

Khi tạo định dạng tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng các ký tự sau đây làm chỗ giữ chỗ và dấu tách. Lưu ý rằng các định dạng tùy chỉnh không tuân thủ cài đặt Ngày/Giờ trong Windows sẽ bị bỏ qua.

Lưu ý rằng không có ký tự định dạng tùy chỉnh nào cho phần nanosecond của kiểu dữ liệu Mở rộng Ngày/Giờ.